پیاده سازی OKR ها با استفاده از نرم افزار پوینتر

نرم افزار برنامه ریزی چابک پوینتر

برای پیاده سازی OKR ها چه افرادی تاثیرگذار هستند؟ از کجا خواهیم فهمید که پیشرفت اهداف، تأثیر مثبتی بر کسب و کار دارد؟ آیا این تنها کاری است که باید انجام دهیم؟ قطعا از طریق تجزیه و تحلیل سوالاتی که تنها برای یک KR پیشنهادی مطرح است، پی خواهیم برد که:

 

 

نرم افزار OKR پوینتر چگونه عمل می کند؟

 

OKR مخفف Objectives and Key Results، یک چارچوب تعیین هدف است که به طور گسترده ای توسط بسیاری از شرکت ها استفاده می شود. هدف OKR، تعریف چگونگی دستیابی به اهداف از طریق اقدامات مشخص، خاص و قابل اندازه گیری است.

نرم افزار OKR پوینتر برای تعیین، ردیابی و ارزیابی اهداف شرکت و نتایج کلیدی مورد استفاده قرار می گیرد. همچنین، می توان اهداف را به صورت هفتگی، ماهانه، سه ماهه یا سالانه تنظیم نمود. نرم افزار OKR با ویژگی های بصری و انعطاف پذیر به شما کمک می کند روند تعیین هدف خود را به راحتی مدیریت کنید.

مدیریت OKR

برای دهه های متمادی، شرکت ها از OKR به عنوان یک روش مدیریتی نه تنها برای بقا بلکه شکوفایی و ماندن در عرصه رقابت استفاده می کنند. OKR، شرکت های بزرگی مانند Google ، Intel ، Amazon ، LinkedIn ، Adobe و بسیاری دیگر را قادر ساخته است که هدفمند و مطرح بمانند. پوینتر یک راه حل جامع مدیریت OKR برای تعریف اهداف و نتایج کلیدی (OKR) در هر سطح از سازمان شماست.

نرم افزار پوینتر به مشاغل کمک می کند تا در صنعت سریع و همیشه در حال تغییر در مسیر رشد باقی بمانند، در حالی که همچنان مشوق نوآوری هستند. نرم افزار پوینتر به شرکت ها در اولویت بندی اهداف، صرفه جویی در زمان، درگیر کردن کارکنان و اجرای استراتژی هایی با منابع محدود، و در نتیجه تقویت یک رهبری موثر و یک فرهنگ با عملکرد بالا کمک می کند.

مدیریت OKR با نرم افزار برنامه ریزی چابک پوینتر
مدیریت OKR ها با نرم افزار برنامه ریزی چابک پوینتر

مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد مهمترین بخش در رشد کسب و کار محسوب می شود. مدیریت عملکرد دیگر یک امر سالانه نیست. بلکه به یک روند مستمر و پیوسته در طول یک سال تبدیل شده است که در آن مدیران با کارکنان گفتگو می کنند، بازخورد رد و بدل می کنند و به مشارکت کارکنان جایزه می دهند.

یک راه حل مدیریت عملکرد موثر به مدیران این امکان را می دهد که اهداف کاری کارکنان را بررسی کرده و بر روی اهداف شغلی آنها تمرکز کنند، مشاوره های خود را ارائه دهند و نیازهای توسعه ای آنها را برآورده کنند.

مدیریت عملکرد با نرم افزار برنامه ریزی چابک پوینتر
مدیریت عملکرد با نرم افزار برنامه ریزی چابک پوینتر

مدیریت وظایف

در اغلب سازمانها، کارمندان وظایف روزانه متعددی را بر عهده دارند. اهمیت وظایف ممکن است دارای اولویت بسیار بالا تا اولویت کم باشد. کارمندان اغلب برای تشخیص وظایفی که نیاز به توجه فوری دارند دچار مشکل هستند. آنها زمان خود را صرف سازماندهی یادداشت های مهم می کنند و برای لیست های کار خود در ایمیل خود جستجو می کنند.

شرکت پوینتر با استفاده از OKR ها یک سیستم مدیریت وظایف در کلاس جهانی ارائه می دهد که کاربران را قادر می سازد تا کارهای خود را به راحتی و به سرعت انجام دهند. همچنین به کاربران این امکان را می دهد که نقشه راه پروژه را پیگیری کنند، وظایف فرعی را به هم تیمی ها منتقل کرده و به آنها تفویض کنند و برای انجام وظایف محدوده زمانی معینی تعیین کنند.

با نرم افزار پوینتر، دیگر نیازی به جستجوی ایمیل، یادداشت های مهم و برنامه های دیگر برای انجام کارهای روزمره و مشخص کردن اولویت های شما نیست.

مدیریت وظایف با نرم افزار برنامه ریزی چابک پوینتر
مدیریت وظایف با نرم افزار برنامه ریزی چابک پوینتر

تعامل کارکنان

تعامل کارکنان یکی از حیاتی ترین عناصر موفقیت هر شرکتی در دستیابی به چشم انداز و اهداف خود است. اگر سازمانی به طور موثر و منظم کارمندان خود را درگیر نکند، اغلب کارمندان ممکن است دچار آشفتگی و حواس پرتی شوند. متدولوژی OKR کارمندان را قادر می سازد تا در کار خود درگیر شده و ارزیابی شوند و می توانند در مورد سهم هر فرد در اهداف بلند مدت سازمان، قابلیت دید عالی داشته باشند.

OKR به کارمندان کمک می کند تا هدف از اهداف شرکت را درک کنند و اینکه هر فرد در تیم متعهد به استفاده از این سیستم تعیین هدف باشد، چطور می تواند تأثیرگذار باشد. کارمندان بر وظایف روزمره متمرکز خواهند ماند و به دلیل مشارکت هایشان شناخته می شوند.

عملکرد نرم افزار پوینتر در تعامل کارکنان

پوینتر، همه چیزهایی که نیاز دارید بدانید را با برجسته کردن OKR های ایجاد شده، ایجاد و اختصاص وظایف و موارد دیگر، به شما اطلاع می دهد. سیستم الماس دهی که در این نرم افزار موجود است به شما این امکان را می دهد تا به کارمندان پاداش دهید، که به نوبه خود باعث انگیزه آنها برای انجام کارهای بیشتر و دستیابی به نتایج مورد انتظار به صورت متمرکز و ساختاریافته می شود.

تعامل کارکنان با نرم افزار برنامه ریزی چابک پوینتر
تعامل کارکنان با نرم افزار برنامه ریزی چابک پوینتر

لری پیج، مدیرعامل آلفابت و گوگل، می گوید OKR به آنها کمک کرد تا 10 برابر رشد کنند. علاوه بر این، او می گوید OKR اهداف شرکت را قابل دستیابی می کند.

پوینتر، نرم افزار OKR را ارائه می دهد. می توانید آن را برای ضبط OKR های خود و تیم تان امتحان کنید!

پوینتر یک بستر قدرتمند برای پیاده سازی OKR ها است که با شرح دقیق اقدامات اصلی عملکرد، تمرکز بر اولویت های اصلی و تقویت اثرگذاری کلی در کسب و کار، به استخراج بهترین نتیجه در چارچوب OKR به سازمان ها کمک می کند.

در ادامه، به منظور آگاهی از فلسفه پیدایش و مکانیزم اجرایی نرم افزار پوینتر و همچنین، نحوه پیاده سازی OKR ها سه بخش کلی اعم از “یادآوری OKR ها”، “انتخاب یک مدل OKR متناسب” و “نحوه اجرای OKR ها برای شرکت شما” شرح داده می شود.

فلسفه پیدایش و نحوه پیاده سازی OKR ها در شرکت شما

 

همان طور که می دانید بزرگترین شرکتهای جهان از روش OKR برای کمک به مدیریت اهداف شرکت خود استفاده می کنند و با تمرکز بیشتر بر روی وظایف و اهداف، نه تنها زنده مانده اند، بلکه شکوفا شده و شرکت خود را در جهت واحدی سوق داده اند و نمونه های بسیار خوبی برای پیروی هستند.

بخش 1

یادآوری در خصوص OKR ها


1 — متدولوژی OKR چیست؟

2 — قالب یک OKR چیست؟

3 — OKR ها چگونه به شرکت ها سود می رساند؟

بخش 2

انتخاب یک مدل OKR متناسب


4 — کدام تیم ها از OKR ها استفاده خواهند کرد؟

5 — کدام مدل همسویی بهترین گزینه برای شرکت شما است؟

6 — چه ضرب آهنگی برای شرکت شما اثربخش است؟

بخش 3

نحوه اجرای OKR ها برای شرکت شما


7 — چگونه شروع به اجرای OKR ها برای شرکت خود می کنید؟

8 — OKR ها چگونه باید مورد بررسی و مرور قرار گیرند؟

9 — اگر OKR ها خاتمه نیافته باشد، چه اتفاقی می افتد؟

بخش 1. یادآوری OKR ها

1 — متدولوژی OKR ها چیست؟

متدولوژی OKR ها، سیستمی برای تعیین، شکست آبشاری و جاری سازی اهداف در سراسر سازمان شما است. OKR ها به این دلیل تمرکز را به ارمغان می آورد که شرکت ها، دپارتمان ها و تیم ها به راحتی بتوانند اولویت های فعلی را تشخیص دهند و آنها را با اهداف شخصی کارمندان همسو کنند.

مــزایــای OKR هــا

 ایجاد تمرکز

OKR ها وضوح و تمرکز ایجاد می کند. هر فرد تعداد کمی از اهداف کاملا مشخص و تعریف شده دارد. این امر، اولویت بندی را در تمام سطوح، لازم الاجرا می کند.

 خیلی سریع

OKR ها اهداف كوتاه مدتی هستند كه به طور معمول سه ماه به طول می انجامد. در این حالت، کارمندان فرصت بیشتری برای ارزیابی و بهبود کار خود دارند.

 نتایج بهتر

استفاده از اهداف كوتاه مدت، فرهنگی ایجاد می کند كه در آن مشكلات به سرعت حل می شوند، و هر مشارکتی مهم است، که این موارد منجر به نتایج بهتر و پایدارتری می شود.

2 — قالب یک OKR چیست؟

یک OKR دارای دو جزء اصلی است.

اهداف و نتایج کلیدی

هدف

نتیجه کلی که می خواهید به دست آورید.

اهداف، محدودیت ها را مطرح می کنند و معمولا برای یک بازه زمانی از پیش تعیین شده، مثلا سه ماهه در نظر گرفته می شوند، اگرچه برخی شرکت ها از بازه های زمانی متفاوت استفاده می کنند. مثال: “رسیدن به تناسب اندام، به سرعت”.

نتایج کلیدی

هر هدف، 3-5 نتیجه کلیدی دارد. هر نتیجه کلیدی باید راهی برای تعریف موفقیت، و اندازه گیری میزان پیشرفت به سمت موفقیت باشد. آنها نباید وظیفه باشند. مثال “10 کیلو وزن کم کنید، در کمتر از 2 ساعت یک نیمه ماراتن را به پایان برسانید.”

برخی شرکت ها از اهداف کششی استفاده می کنند. به طور نمونه می توان به گوگل اشاره کرد که “اهداف کششی” را بسیار سخت تعیین می کند، به طوری که تکمیل 70 درصد پیشرفت در کار، موفقیت آمیز به حساب می آید. در حقیقت، منظور این است که افراد را وادار به رسیدن به دستاوردهای بزرگ کنیم.

3 — OKR ها چگونه به شرکت ها سود می رساند؟

OKR های فردی می تواند به OKR های دپارتمان و شرکت متصل باشد. این امر، موجب تمرکز سازمانی می شود و به کارکنان در مورد اهمیت کار آنها، وضوح می بخشد.

 ایجاد فرهنگ مالکیت

OKR های شفاف، به تمام افراد اجازه می دهد تا بدانند در تیم آنها و به طور کلی در سرتاسر شرکت چه اتفاقاتی در حال رخ دادن است. شفافیت، منجر به کار تکراری کمتر و فرهنگ مالکیت می شود.

 تمرکز بر اولویت ها

همه، از جمله دپارتمان ها، تنها 3-5 OKR دارند. این امر، فرهنگی ایجاد می کند که بر اولویت ها متمرکز باشد.

 استقلال کارمندان

وقتی کارمندان OKR های خود را داشته باشند، برآوردهای بسیار واضح و روشنی دارند. آنها همچنین نسبت به اینکه چرا کار آنها مهم است، پیش زمینه و دید خاصی پیدا می کنند. همچنین، OKR ها کارمندان را قادر می سازد تا با مفهوم و منطق خودشان، تصمیم گیری کنند.

 پیشرفت پی در پی

پیشرفت OKR به صورت هفتگی به روز می شود و به سرتاسر شرکت حس پیشرفت می دهد، و همین طور که در حال وقوع هستند، ایست های بازرسی (جلسات هفتگی) وجود دارد.

بخش 2. انتخاب یک مدل OKR متناسب

4 — کدام تیم ها از OKR ها استفاده خواهند کرد؟

سه مدل رایج برای تصمیم وجود دارد.

مدل 1. پذیرش در سطح شرکت

عموما OKR ها برای تمام شرکت مورد پذیرش است. هر کارمندی از شفافیت و همسویی اهداف که موجب رشد می شود، بهره می برد. 

مدل 2. پذیرش سطح اجرایی یا شرکتی

برای برخی سازمان ها، تنها داشتن تیم اجرایی یا شرکتی برای OKR ها بهترین گزینه است. به عنوان مثال، سازمان های خرده فروشی که دارای دفتر مرکزی شرکتی و کارکنان فروشگاه هستند، ممکن است فقط OKR ها را در بخش شرکتی اجرا کنند.

مدل 3. پذیرش دپارتمانی

شرکت های بسیار بزرگی که دارای واحدهای تجاری یا دپارتمان های مستقل هستند، گاهی اوقات از OKR ها برای یک بخش از سازمان استفاده می کنند. این یک رویکرد رایج برای پذیرش OKR ها است.

سه مدل رایج استفاده از OKR ها در سازمان
سه مدل رایج استفاده از OKR ها در سازمان

5 — کدام مدل همسویی بهترین گزینه برای شرکت شما است؟

یکی از مزایای استفاده از OKR ها همسویی اهداف با اهداف سطح بالای شرکت، جهت ایجاد تمرکز و درک این موضوع است که چرا یک هدف برای سازمان به عنوان یک کل، مهم است.

همسویی تمام اهداف

تمامی OKR ها اغلب مطابق ساختار سازمانی، همسو می شوند. یک زیر OKR با نتایج کلیدی OKR بالای آن تعیین می شود. به عنوان مثال، اگر KR واحد فروش، کسب درآمد 50 میلیون تومانی باشد، هر یک از 5 نماینده فروش ممکن است یک هدف درآمد 10 میلیون تومانی داشته باشد. OKR های نماینده فروش، کاملا با OKR بالای آن همسو است.

همسویی تمام اهداف
همسویی تمام اهداف

 

همسویی منعطف

هنگام شروع کار یا در سازمان های ماتریسی، رویکرد منعطف برای OKR ها ترجیح داده می شود. به عنوان مثال، یک عضو تیم بازاریابی ممکن است هنگام لانچ محصول با تیم محصول کار کند. در آن موقعیت، ممکن است OKR آنها با همسو شدن با تیم محصول، عملکرد بهتری داشته باشد.

همسویی منعطف
همسویی منعطف

همسویی یکسان

اکثر شرکت های کوچک با کمتر از 50 کارمند، یا شرکت هایی که از سیستم های مدیریت مسطح هولاکرسی “Holacracy” (آرتور کستلر در کتابش با عنوان «روح در ماشین» در سال ۱۹۶۷ مفهوم هولاکرسی را اینگونه عنوان کرد: شکلی از خودمدیریتی که قدرت تصمیم‌گیری را به شکل «دایره‌وار» تفویض می‌کند و به جای اینکه بر افراد متمرکز باشد، بر نقش‌ها متمرکز است) استفاده می کنند از همسویی یکسان استفاده می کنند. به این صورت که OKR های تمام افراد با OKR های سازمانی همسو است.

همسویی یکسان
همسویی یکسان

گزینه 1: مدل همسویی تمام اهداف

مدل همسویی تمام اهداف
مدل همسویی تمام اهداف

 

مدل همسویی تمام اهداف - ساید

در مثال بالا، به وضوح می توانیم هر یک از نتایج کلیدی را در سطح بعدی به عنوان اهداف، مشاهده کنیم. در این مدل همسویی کامل، نتیجه کلیدی مدیرعامل که “تولید 1000 لید جدید” می باشد، هدف مدیر بازاریابی می شود.

این فرایند، در سطح بعدی هم تکرار می شود، به صورتیکه نتیجه کلیدی مدیر بازاریابی “انتشار نشریه مطبوعاتی در مجله محلی فناوری” به هدف مدیر محتوا تبدیل می شود.

مدل همسویی کامل معمولا برای شرکت ها و بخش های بزرگ پاسخگو است، و به خوبی با فرایندهای مدیریتی مستقر که معمولا “بالا به پایین” هستند یکپارچه می شود. همچنین ایجاد OKR های آبشاری از این طریق بیشتر قابل دستیابی است، زیرا کارمندان به وضوح می توانند نحوه همسو شدن اهداف را ببینند.

گزینه 2: مدل همسویی منعطف

مدل همسویی منعطف
مدل همسویی منعطف
مدل همسویی منعطف - ساید

در مثال بالا، هدف مدیر بازاریابی وابسته به محصولی است که عرضه می شود. این وضعیتی است که همسویی اهداف بر اساس چارت سازمانی یا ساختار گزارش دهی، منطقی به نظر نمی رسد.

مدل همسویی منعطف معمولا مورد توجه استارت آپ ها و تیم های کوچکتر قرار می گیرد.

ماهیت همسویی OKR الهام بخش شرکت هایی است که فرهنگ منعطف دارند و رشد و تغییرات چابک را ایجاد می کنند. در حالی که در نهایت تمام اهداف با OKR های سطح بالاتر همسو شده اند، اما هیچ همسویی قطعی وجود ندارد که افراد را از تنظیم OKR های رشد شخصی منع کند.

6 — چه ضرب آهنگی برای شرکت شما اثربخش است؟

OKR ها time-boxed هستند و برای مدت زمان از پیش تعیین شده اجرا می شوند. اینکه این مدت زمان چقدر باشد، تصمیم شماست. اکثر سازمان ها از ریتم فصلی یا دوره سه ماهه استفاده می کنند، به این معنی که هر OKR برای مدت سه ماه اجرا می شود. این امر اغلب به اندازه کافی کوتاه مدت تلقی می شود که هر هفته به حساب می آید، اما به اندازه کافی طولانی است که می توان به پیشرفت واقعی دست یافت.

برخی شرکت ها ضرب آهنگ متفاوتی را ترجیح می دهند؛ به عنوان مثال، شرکت های مبتنی بر پروژه این چنین هستند. مشاوره، یکی از بزرگترین حوزه هایی است که در آن، کار بسیار مبتنی بر پروژه است. در این موارد، بخش های مربوط به درآمد (مثلا فروش) همچنان ممکن است یک ضرب آهنگ سه ماهه را دنبال کنند، اما طبق صلاحدید، ممکن است هر یک از پروژه های شما موعد اختصاصی خود را برنامه ریزی کنند.

OKR های شرکت

در سطوح بسیار بالا معمول است که OKR های سراسر شرکت، به صورت سالانه تنظیم می شود.

این امر به کارکنان درک درستی در جهت خط مشی شرکت می دهد، و توانایی تعیین اهداف کوتاه مدت‌تر که تصویر کلانی را ترسیم می کنند، ایجاد می کند.

یک ریتم فصلی، یا سه ماهه به طور معمول از فروردین ماه شروع می شود. با این حال، اگر تأثیر بر موفقیت یک OKR بلندمدت‌تر باشد، می توان OKR ها را در هر سطحی برای فصل بعد بازبینی و به روز کرد.

چالش های کوتاه مدت

وقتی نوبت به انتخاب ضرب آهنگ مناسب برای OKR ها می رسد، بازه های زمانی متداولی که دپارتمان ها و تیم های شما در آن کار می کنند، در نظر بگیرید.

مدت زمان، باید به اندازه کافی کوتاه باشد تا اهداف برای کارمندان شما به یک چالش تبدیل شود.

OKR های فردی و بخشی، چرخه های تکرار بیشتری خواهند داشت. این OKR ها ماهیتا انعطاف پذیری بیشتری دارند چون در عمل، وظایف مکررا تغییر می کند.

بخش 3. نحوه اجرای OKR ها برای شرکت شما

7 — چگونه شروع به اجرای OKR ها برای شرکت خود می کنید؟

اگر در OKR ها تازه کار هستید، هراس نداشته باشید! در بخش پیش رو، یک فرآیند اجرای ساده به عنوان راهنمای شروع تنظیم OKR ها برای اولین بار، ارائه داده ایم. ما معمولا پیشنهاد می کنیم این فرایند را پیش از سال جدید یا چرخه سه ماهه، در شرکت خود شروع کنید! در اینجا مراحل اولیه ارائه شده است.

مراحل اولیه برای اجرای OKR ها

شرح مراحل پیاده سازی OKR ها

مرحله 1

مرحله 1. طوفان فکری OKR های شرکت، با در نظر گرفتن یک برنامه سالانه در ذهن

در این گام ابتدایی، تیم مدیریت باید حداکثر 5 OKR شرکتی را برای طی سال شناسایی کند و با این کار، OKR ها را برای سه ماهه بعدی کاهش دهد. اگر خیلی مطمئن نیستید که این اهداف از کجا باید نشات بگیرند، اکثر شرکت ها از چشم انداز و بیانیه های ماموریت و همچنین چالش های موجود، الهام می گیرند. به عنوان مثال، این اولویت ها می تواند از دو برابر شدن درآمد شرکت تا تنها فروش محصولات قابل استفاده مجدد باشد.

پس از تهیه پیش نویس اهداف شرکت، مدیریت باید مشخص کند که نتایج کلیدی قابل اندازه گیری برای این اهداف چیست. با توجه به مثال قبلی، اگر هدف ما “دو برابر کردن درآمد شرکت” باشد، یک نتیجه کلیدی می تواند “استخدام 5 مدیر توسعه کسب و کار” باشد. این نتایج کلیدی، برنامه عملیاتی شما برای رسیدن به اهداف کلی شرکت خواهد بود – بنابراین اولین OKR های شرکت تکمیل می شود.

مرحله 2

مرحله 2. همکاری با مدیران برای تهیه پیش نویس اولین مجموعه از OKR های دپارتمان

نحوه اجرای OKR های شرکت خود را با استفاده از مدل همسویی انتخابی تان با روسای دپارتمان ها و مدیران در میان بگذارید. این اولین قدم برای معرفی OKR ها به بقیه شرکت است. در اینجا چند بحث وجود دارد که ممکن است بخواهید در همکاری خود تحت پوشش قرار دهید:

1. به چه علت، OKR ها نقش مهمی در رشد شرکت ایفا می کنند.


2. چرا تیم مدیریت علاقمند است که شرکت شروع به استفاده از OKR ها کند.


3. چگونه OKR ها در شرکت شما قابل اجرا خواهد بود و چطور همسویی اتفاق می افتد.


4. چه برآوردهایی برای دپارتمانهای مربوطه متصور می شود که توسط OKR ها منعکس شده است.


5. تأمل در مورد اینکه آیا مدیران و روسای دپارتمان ها این برآورد ها را منطقی می دانند.


6. در مورد برآوردهایی که دپارتمان های مختلف باید به آن دست یابند پیشنهاد و توافق کنید.

مدیران از همسویی و شفافیت بیشتر، سود می برند چرا که این امر به آنها کمک می کند تا مربیان بهتری شوند. در پایان این همکاری، مدیران و روسای دپارتمان ها باید درک روشنی از OKR ها و نحوه آبشاری شدن آنها در کل شرکت داشته باشند. آنها با وظیفه ایجاد OKR های دپارتمان مطابق با OKR های شرکت، تفویض خواهند شد.

مرحله 3

مرحله 3. معرفی متدولوژی OKR به کل شرکت

این مورد، لازمه به دست آوردن مشارکت کارمندان است. مدیران باید بتوانند توضیح دهند که این امر چگونه به نفع عملکرد روزانه تیم آنها خواهد بود و کنترل، نظارت و مدیریت خرد را کاهش می دهد. با ورود مدیران جهت اجرای OKR ها، نظارت بر کارمندان می تواند با ترویج گفتگو با بقیه شرکت همراه باشد.

در رابطه با روسای دپارتمان ها و مدیران، همان نکات بحث باید به همراه سوالات و دغدغه ها مورد توجه قرار گیرد. به منظور اینکه OKR ها با موفقیت اجرا شوند، کارکنان باید برآوردها و مدل همسویی که شرکت در حال نزدیک شدن به آن است را درک کنند.

مرحله 4

مرحله 4. کارمندان OKR های خود را پیش نویس می کنند

پس از انجام آموزش های تیمی و مشارکت اختیاری کارکنان با سازمان، وقت آن است که مدیران وظیفه تهیه پیش نویس OKR ها را به افراد در دپارتمان های خود محول کنند. این مورد می تواند شامل یک گفتگوی آزاد از چیزی باشد که دپارتمان شما قصد دارد به آن دست یابد و نقشی که هر کارمند در این اهداف بازی می کند. توجه داشته باشید که افراد می خواهند روی چه چیزی کار کنند، در مقابل آنچه در نتیجه یک نیاز به آنها محول شده است.

پس از انجام آموزش های تیمی و مشارکت اختیاری کارکنان با سازمان، وقت آن است که مدیران وظیفه تهیه پیش نویس OKR ها را به افراد در دپارتمان های خود محول کنند. این مورد می تواند شامل یک گفتگوی آزاد از چیزی باشد که دپارتمان شما قصد دارد به آن دست یابد و نقشی که هر کارمند در این اهداف بازی می کند. توجه داشته باشید که افراد می خواهند روی چه چیزی کار کنند، در مقابل آنچه در نتیجه یک نیاز به آنها محول شده است.

توصیه ها

رشد کارمندان هماهنگی داشته باشند. معمولا کارمندان در هر سه ماه می توانند با 3-5 OKR دست و پنجه نرم کنند. حفظ تعداد اهداف در این محدوده، به مدیریت اولویت ها کمک می کند.

زمانی که به انتهای این فرایند رسیدید، کارمندان باید به طور مستقل OKR هایی را پیش نویس و تهیه کنند که هم اولویت های دپارتمان و هم رشد شخصی آنها را منعکس کند.

به عبارت دیگر، OKR ها باید منعکس کننده یک توافق بر روی چیزی باشد که شرکت می خواهد کارکنان روی آن کار کنند و آنچه که کارکنان می خواهند روی آن کار کنند، باشد.

بخشی از توانمندسازی در استفاده از OKR ها در این است که بحث های آزاد را حداقل به صورت فصلی انجام دهند.

افرادی که روزانه بیشترین تأثیر را در رشد شرکت دارند، اکنون می توانند طی بررسی های سالانه بیش از یک بار در سال، دغدغه های خود را اعلام کنند.

مرحله 5

مرحله 5. نهایی کردن همسویی OKR ها در سرتاسر شرکت

مدیریت شركت می تواند مجددا با مديران ملاقات داشته باشد تا متوجه شود كه چگونه كاركنان به طور مستقل بر OKR های شركت تاثير می گذارند. با این وجود، مهم نیست که یک شرکت از کدام مدل همسویی استفاده می کند، در نهایت پیشرفت بدون تلاش حاصل نخواهد شد. پس از اطمینان مدیریت از نحوه همسویی و آبشاری شدن OKR ها، می توانید با برگزاری مجدد یک جلسه برای نمایش OKR های همسو شده و نهایی سازی آنچه که در فصل و سال آینده در شرف وقوع است، فرآیند کامل را انجام دهید.

مرحله 6

مرحله 6. بررسی و مرور OKR های فردی و ادامه نظارت بر عملکرد

در روزهای پیش رو، مدیران با استفاده از OKR ها که در مقام check-in مستمر و منظم کارمندان هستند، پیشرفت را پیگیری می کنند. به همین ترتیب، تیم مدیریت با استفاده از OKR های دپارتمان و مدیریت پاسخگویی تیم به خروجی های مختلف، پیشرفت ها را پیگیری می کند.

مدیریت شركت می تواند مجددا با مديران ملاقات داشته باشد تا متوجه شود كه چگونه كاركنان به طور مستقل بر OKR های شركت تاثير می گذارند. با این وجود، مهم نیست که یک شرکت از کدام مدل همسویی استفاده می کند، در نهایت پیشرفت بدون تلاش حاصل نخواهد شد. پس از اطمینان مدیریت از نحوه همسویی و آبشاری شدن OKR ها، می توانید با برگزاری مجدد یک جلسه برای نمایش OKR های همسو شده و نهایی سازی آنچه که در فصل و سال آینده در شرف وقوع است، فرآیند کامل را انجام دهید.

8 — OKR ها چگونه باید مورد بررسی و مرور قرار گیرند؟

برای بررسی OKR ها دو مولفه مهم وجود دارد.

بررسی و مرور OKR ها
دو مولفه مهم در بررسی و مرور OKR ها

در پایان سه ماهه، 2 روش اصلی برای امتیاز دهی به OKR های شما وجود دارد:

نمره دهی دقیق عددی

نمره دهی دقیق عددی، معیار کمی برای موفقیت است. به عنوان یک شرکت، شما سیاستی دارید که به موجب آن درصد مشخصی از تکمیل بودن، قابل قبول است. به عنوان مثال، دستیابی به 90٪ یا بالاتر، “رسیدن به برآوردها” به حساب می آید.

شما می توانید به هر یک از نتایج کلیدی خود یک مقدار عددی نسبت دهید و از میانگین وزنی تمام آنها برای تعیین پیشرفت کلی استفاده کنید. به خاطر داشته باشید که OKR ها ممکن است بر اساس تعیین اهداف کششی ــ اهدافی که کارکنان را برای دستیابی به اهداف، بیش از حد توانایی و بیش از آنچه که تصور می شود، به چالش می کشد ــ مورد استفاده قرار گیرد.

برای برخی شرکت ها، اهداف کششی یک تناسب ایده‌آل محسوب نمی‌شود زیرا برای رسیدن به برآوردها، هنجاری برای تکمیل کمتر از 100٪ ایجاد می کند. مثال زیر نشان می دهد که چگونه دستیابی به 70٪ از یک هدف کششی مبتنی بر اندازه گیری پیشرفت ها، برای شرکت های خاص قابل قبول است.

این روش نیازمند دقت بسیار بیشتری در تنظیم و توافق بر سر OKR ها است.

نمره دهی دقیق عددی
نمره دهی دقیق عددی

نمره دهی کیفی

هدف از بررسی اهداف مبتنی بر نمره دهی کیفی این است که کارمندان به طور مستقل خود ارزیابی را در روند کار انجام دهند و این موضوع را در هر بحث مربوط به عملکرد که دنبال می شود منعکس کنند.

این ارزیابی، فرصت بیشتری را برای کارمند فراهم می کند تا چالش های خود را شناسایی کرده و راه حل های خود را ارائه نماید.

مدیرانی که برای استقلال بیشتر در حال تلاش هستند و برای تصمیم گیری به طور مستقل، خود-ارزیابی هایی را که براساس برآوردهای از پیش تصمیم گرفته شده سودمند بوده است، کشف خواهند کرد.

نمره دهی کیفی
نمره دهی کیفی

9 — اگر OKR ها خاتمه نیافته باشد، و هنوز دارای اهیمت باشد، چه اتفاقی می افتد؟

در قالب یک شرکت، همه افراد باید OKR های خود را ارزیابی کنند. یک موقعیت عالی برای شروع بازخورد، استفاده از ارزیابی برآوردهای ساده است: اینکه آیا در پایان سه ماهه به برآوردهای OKR خود رسیده اید؟ چرا ؟ یا چرا نه؟ مدیران باید با تیم خود جلسات رو در رو داشته باشند تا آنها براساس OKR هایشان، عملکرد و سفر شغلی خود را لمس کنند.

در این خصوص مستندسازی داریم که چطور می خواهید طرح ریزی کنید تا مطمئن شوید اشتباهات این سه ماه دیگر تکرار نمی شوند! گاهی اوقات این به معنای به روز رسانی نتایج کلیدی اهداف قبلی، برای دستیابی بهتر به آن، در سه ماهه بعدی است. دو سناریوی رایج وجود دارد که در آن OKR های سه ماهه قبلی، باید به دوره سه ماهه بعدی منتقل شود.

گزینه 1: تاریخ OKR را تغییر دهید – OKR خاتمه نیافته است و همچنان در لیست اولویت ها اهمیت دارد.

گاهی اوقات OKR ها می توانند زمانی که یک اولویت جدید دارید، تا حد زیادی امتداد یابند. اگر یک OKR برای بار اول تحقق نیافته باشد، بازخورد، به سنجه و ارزیابی تیم شما کمک خواهد کرد تا برای بار دوم، معیارهای واقع بینانه تری از موفقیت را در نظر بگیرید. OKR هایی که خاتمه نیافته اند اما هنوز در سه ماهه جدید دارای اهمیت هستند، باید به منظور حصول اطمینان از اینکه ردیابی و دستیابی به آن مورد توجه است، تمدید شوند.

سناریوی تغییر تاریخ OKR
سناریوی تغییر تاریخ OKR

گزینه 2 : یک OKR جدید ایجاد کنید که با انعکاس تجربه ها و درس آموخته ها ویرایش می شود — OKR، چالشی مکرر در تیم شما می باشد.

این مورد می تواند یک OKR در جهت رشد درآمد یا به سادگی مایلستون های مهم فردی باشد که با شروع هر فصل جدید، باید مشخص شود.

اگر یک OKR چالشی تکرار شونده و دارای اهمیت وجود داشته باشد، می توانید دوباره آن را تنظیم کنید، به طوری که در ابتدای هر فصل، یک OKR جدید خواهید داشت، اما با به روز رسانی نتایج کلیدی برای دستیابی بهتر به آن.

سناریوی ایجاد OKR جدید
سناریوی ایجاد یک OKR جدید با انعکاس تجربه ها و درس آموخته ها

صحبت پایانی

وعده ما برای سازمان هایی که از نرم افزار برنامه ریزی چابک پوینتر برای پیاده سازی OKR ها استفاده می کنند:

فرهنگ خروجی ها — تبدیل نظریه OKR به واقعیت

کارآمدی — اجرای OKR ها در جریان کار

 

 

مطالب مفید

مدل OKRنرم افزار OKRنرم افزار استراتژینرم افزار برنامه ریزی چابک

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *