MBO یک ابزار مدیریت استراتژیک قدرتمند

این مقاله توضیح مختصری راجع به تاریخچه و نظریه مدیریت بر مبنای اهداف (MBO) را ارائه می‌دهد که توسط پیتر دراکر به صورت کاربردی تهیه شده‌است. پس از مطالعه، اصول اولیه این ابزار مدیریت استراتژیک قدرتمند را درک خواهید کرد.

تاریخچه مدیریت بر مبنای اهداف

مدیریت بر مبنای اهداف، یک الگوی مدیریت استراتژیک است که در درجه اول برای مدیریت کارکنان به کار می‌رود و نیاز به تدوین هدف آگاهانه برای دوره‌های زمانی مشخص دارد؛ اهداف ثبت می‌شوند و سپس مورد نظارت قرار می‌گیرند. مربی مدیریت پیتر دراکر (1909-2005)، ابتدا این تکنیک را آموخته و سپس آن را در سال 1954 در کتاب خود با عنوان تکنیک مدیریت شرح داد. در فرمول‌بندی دراکر این تکنیک “مدیریت بر مبنای اهداف و خودکنترلی” نامیده شد و دراکر آن را به عنوان یکی از اشکال “مدیریت مدیران” دانست.

در دهه 1960 مدیریت بر مبنای اهداف، به اختصار MBO نامیده شد و بخش “خودکنترلی” کم و بیش مورد غفلت واقع شد. این امر در سازمان برای کارکنان پایین‌تر از سطح مدیریت اعمال می‌شود، به طوری که در بسیاری از شرکت‌ها بسیاری از کارکنان حداقل یک بار در سال در تدوین اهداف نقش دارند. این فعالیت، عمدتاً در شرکت‌های بزرگ انجام می‌شد، و هنوز هم مورد استفاده قرار می‌گیرد، اگرچه در دهه‌های 70 و 80 میلادی در سازمان‌های با اندازه متوسط، بازرگانی و غیره گسترش یافت.

در اواسط دهه 2000 در بسیاری از محافل به عنوان تکنیکی که به خوبی با تغییرات سریع و عدم قطعیت‌های عصر اطلاعات پویا تطبیق نیافته است، شناخته شد. با این حال، همچنان طرفداران متعهد و مشتاقی دارد. این الگو در شیوه فعلی دستخوش تغییرات و اصلاحات شده است. به طوری که در پی انتقاد از رویکرد MBO اصلی، فرمول جدیدی در سال 2016 با هدف احیای مجدد آن، یعنی MBO بهینه (OPTIMAL MBO)، معرفی شد که مخفف اجزای آن است، یعنی: (O) اهداف؛ (P) اهداف مرتبط با سودآوری (بودجه)؛ (T) تنظیم هدف؛ (I) مشوق‌ها و نفوذ (M) اندازه‌گیری؛ (A) توافق، پاسخگویی، ارزیابی، قدردانی و (L) پشتیبانی رهبری. اگرچه این روش امروزه به کار می‌رود، ممکن است با نام‌های مختلف حروف “MBO” رسمیت خود را از دست داده باشند، و برنامه‌ریزی آینده یک روش استانداردتر است.

اهداف	اهداف را با بیانیه مأموریت تنظیم کنید. این اهداف را به اهداف شفاف و مشخص تبدیل کنید.
اهداف مربوط به سودآوری (بودجه)	اهدافی را اضافه کنید که هدف آنها بهبود عملکرد مالی است.
تنظیم هدف	اهداف را به اهداف قابل کنترل تبدیل کنید.
مشوق‌ها و نفوذ	به عنوان بخشی از حقوق ماهانه مشوق‌ها را پرداخت کنید. آن را با اهداف تیمی و فردی پیوند دهید.
اندازه‌گیری	اندازه‌گیری‌های عینی از عملکرد واقعی را حفظ کنید.
توافق، پاسخگویی، ارزیابی، قدردانی	به تعهدات کارمندان به اهداف خود دست یابید، ارزیابی‌های دوره‌ای را حفظ کنید، به سطوح عملکرد واقعی پاسخ دهید.
پشتیبانی رهبری	پیروی از همه موارد فوق باید حمایت اجرایی داشته باشد. مدیران باید چنین حمایتی را نشان دهند.

 

مدیریت بر معنای اهداف به چه معناست؟

مدیریت بر مبنای اهداف، یک رویکرد مدیریت عملکرد است که درصدد برقراری تعادلی بین اهداف کارمندان و اهداف یک سازمان است. اصل اساسی پیتر دراکر این است: مدیریت بر مبنای اهداف، تعیین اهداف مشترک و ارائه بازخورد بر روی نتایج. تعیین اهداف چالش برانگیز اما قابل‌دستیابی، باعث ایجاد انگیزه و توانمندسازی کارکنان می‌شود. با افزایش تعهد، مدیران می‌توانند بر ایده‌ها و نوآوری‌های جدید که به توسعه و اهداف سازمان کمک می‌کند، تمرکز کنند.

با این حال، پیتر دراکر چند شرط را تعیین می‌کند که باید رعایت شوند:

• اهداف با کارکنان تعیین می‌شوند؛
• اهداف در دو سطح کمی و کیفی تدوین می‌شوند؛
• اهداف باید چالش برانگیز و انگیزه دهنده باشند؛
• بازخورد روزانه از وضعیت امور به جای گزارش‌های مدیریتی؛
• پاداش (به رسمیت شناختن، قدردانی و / یا کارمزد مربوط به عملکرد) برای دستیابی به اهداف مورد نظر، یک الزام است.
• اصل اساسی رشد و توسعه است نه مجازات.

مدیریت بر مبنای اهداف (MBO) با عنوان مدیریت بر مبنای نتایج (MBR) نیز شناخته می‌شود.

مراحل مدیریت بر مبنای اهداف

پیتر دراکر در کتاب خود، پنج مرحله را برای عملی کردن MBO تدوین کرده‌است:

1. تعیین یا بازبینی در اهداف سازمانی

اهداف سازمانی استراتژیک، نقطه شروع مدیریت بر مبنای اهداف هستند. این اهداف ناشی از مأموریت و چشم‌انداز یک سازمان است. اگر سازمان هنوز این موارد را تدوین نکرده باشد، انجام مراحل بعدی منطقی به نظر نمی‌رسد.

2. تفسیر اهداف سازمانی به کارکنان

به منظور ایجاد اهداف سازمانی، مهم است که این موارد برای کارکنان بیان شوند. به دلیل کارایی، پیتر دراکر از اهداف SMART (واضح، قابل‌اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌گرایانه، و محدود به زمان) استفاده کرده‌است. عنصر “قابل دستیابی بودن” در مدیریت بر مبنای اهداف، بسیار مهم است زیرا این موضوع در مورد توافق بر روی اهداف بین کارکنان و سازمان است. اصل مدیریت بر مبنای اهداف به مدیریت اجازه نمی‌دهد اهداف را به تنهایی تعیین کند. با توجه به مدیریت بر مبنای اهداف، اهداف باید در تمام سطوح به وضوح قابل تشخیص باشند و همه باید بدانند که مسئولیت آنها چیست. ارتباط نیز یک مورد مهم برای بررسی زمانی است که انتظارات، بازخورد و اعطای پاداش برای اهدافی که دست یافتنی شده‌اند، مورد توجه قرار می‌گیرد.

3. ترغیب مشارکت کارکنان در تعیین اهداف فردی

نقطه شروع این است که هر یک از کارکنان در تعیین اهداف فردی که مطابق با اهداف سازمان است شرکت داشته باشند. این امر وقتی به بهترین شکل ممکن انجام می‌شود که اهداف سازمان در تمام سطوح سازمان مورد بحث و تبادل نظر قرار گرفته تا هر یک از کارکنان درک کنند که چرا موارد خاصی از آنها انتظار می‌رود. به این ترتیب، هر کس می‌تواند از سهم خود در تحقق اهداف آگاه باشد. این رویکرد، مشارکت و تعهد اهداف را افزایش می‌دهد. همه افراد به جای اینکه فقط انتظارات مدیران و مدیران اجرایی را دنبال کنند، در یک رویکرد مدیریت بر مبنای اهداف خواهند دانست که چه چیزی از آنها انتظار می‌رود.

با گسترش فرآیند تصمیم‌گیری و مسئولیت‌پذیری در سراسر سازمان، افراد انگیزه می‌گیرند مشکلات خود را با روشی هوشمندانه حل کنند و به آنها اطلاعات مورد نیاز داده می‌شود تا در شرایط متغیر انعطاف پذیر باشند. این فرایند مشارکتی، تضمین می‌کند که اهداف شخصی با توجه به اهداف کلی تیم، اهداف بخش، اهداف واحد کسب و کار و در نهایت اهداف سازمانی شفاف شود.

4. نظارت بر پیشرفت کارکنان

از آنجا که اهداف SMART هستند، قابل اندازه گیری هستند. اگر نتوان آنها را اندازه گیری کرد، باید سیستمی تنظیم شود که در هنگام انحراف اهداف، عملکرد نظارت فعال شود. تشخیص باید به موقع باشد تا از مشکلات بزرگ جلوگیری شود. از طرف دیگر، مهم است كه اهداف توافق شده به عنوان مثال موجب رفتارهای غیرطبیعی كاركنان نشوند. به عنوان مثال، هنگامی که یک تماس تلفنی باید طی هفت دقیقه انجام شود و در نتیجه کارکنان پس از 6 دقیقه و 59 ثانیه این تماس‌ها را انجام می‌دهند تا این نیاز را برآورده سازد. همیشه یک قانون استثنا وجود دارد و همیشه باید این شرایط کنترل شود.

در مدیریت بر مبنای اهداف، کارکنان از طریق بررسی عملکرد سالانه پشتیبانی و تأیید نمی‌شوند. مدیریت بر مبنای اهداف در مورد رشد و توسعه است. هر هدف شامل اهداف کوچک است و پیگیری این اقدامات در مراحل کوچک، توسط مدیران یا مدیران اجرایی است. یک مسیر روشن با ارزیابی کافی ایجاد کنید تا بتوان رشد و توسعه را به دقت کنترل کرد.

5. ارزیابی و پاداش دستاوردها

مدیریت بر مبنای اهداف، به منظور بهبود عملکرد در تمام سطوح درون سازمان طراحی شده است. بنابراین یک سیستم ارزیابی جامع، ضروری است. از آنجا که اهداف به صورت SMART تدوین شده‌اند، ارزیابی فرایندها را بسیار آسان می‌کنند. کارمندان مورد ارزیابی قرار می‌گیرند و به خاطر دستاوردهایشان در رابطه با اهداف تعیین‌شده، پاداش می‌گیرند. این شامل بازخورد دقیق نیز می‌شود. مدیریت بر مبنای اهداف، در مورد این است که چرا، چه موقع و چگونه می‌توان به اهداف دست یافت.

مراحل مدیریت بر مبنای اهداف، یک تمرین یک طرفه نیست.

پنج مرحله پیتر دراکر یک تمرین یک طرفه نیست، بلکه یک چرخه توسعه است که اهداف سازمانی را به عنوان نقطه شروع در نظر می‌گیرد. پیام اصلی مدیریت بر مبنای اهداف، مشترکا تعیین و دستیابی به اهداف و پاداش این دستاوردها است. انجام ارزیابی‌های منصفانه و صحیح از دستاوردها در مقابل تعیین اهداف قابل اندازه‌گیری مهم است. شاخص‌های عملکردی واضح برای مدیریت بر مبنای اهداف خوب، ضروری هستند.

صحبت پایانی

به صورت خلاصه، MBO یک فعالیت مدیریت شده است. به گونه‌ای که می توان تمام اهداف فردی را در جهت رسیدن به هدف کلی سازمان هماهنگ کرد. یک هدف شخصی را می توان به عنوان یک قطعه از پازل تصور کرد که باید با تمام قسمت‌های دیگر همگام شود، تا پازل (هدف سازمانی) کامل شود. اهداف سالانه به صورت کتبی تنظیم می‌شوند و به طور مداوم توسط مدیران کنترل می‌شوند تا پیشرفت را بررسی کنند و پاداش‌ها براساس دستیابی به هدف است.

دراکر معتقد بود که MBO یک روش درمانی و دارو برای حل همه مسائل نیست بلکه ابزاری است که باید مورد استفاده باشد. این روش یک فرایند را به سازمان‌ها ارائه می‌دهد، با این وجود بسیاری از متخصصان ادعا می‌کنند که موفقیت MBO به حمایت مدیریت، اهداف شفاف و مدیران آموزش دیده که می‌توانند آن را اجرا کنند، بستگی دارد.